Van negen systemen naar één: wat een overstap echt kost

De vraag die elke ondernemer stelt voordat hij overstapt: wat kost dit me? De abonnementsprijs is dan het makkelijkste getal om te vinden, en tegelijk het minst belangrijke.

Wat je nu betaalt — het zichtbare deel

Tel op wat je maandelijks kwijt bent aan boekhouding, CRM, mail, webshop, voorraad, mailmarketing, facturatie en de koppelingen daartussen. Bij een handelsbedrijf van tien man komt dat vaak uit tussen de €400 en €900 per maand. Dat bedrag ken je.

Wat je nu betaalt — het onzichtbare deel

Dit is waar de werkelijke kosten zitten, en waarom bedrijven overstappen ondanks dat de abonnementsprijs vergelijkbaar is:

Reken conservatief met acht uur per week tegen een intern tarief van €45. Dat is ruim €18.000 per jaar aan werk dat geen klant betaalt — meestal bij de persoon die het het drukst heeft.

Wat de overstap zelf kost

• Datamigratie. Klanten, producten, openstaande posten en historie. Bij een schoon bestand een kwestie van dagen; bij een vervuild bestand is opschonen het echte werk — en dat werk had je sowieso moeten doen.
• Inrichting. Rechten, processen, factuurlayout, btw-instellingen.
• Leertijd. Reken op een week waarin het team langzamer werkt. Niet op een maand, wel op een week.
• Dubbel draaien. Eén maand overlap met je oude pakket is verstandig en kost één maand dubbele abonnementskosten.

De rekensom die telt

Zet niet abonnement tegenover abonnement, maar totale kosten tegenover totale kosten:

(abonnementen nu + verborgen uren nu) versus (abonnement straks + migratiekosten in jaar 1)

Voor de meeste bedrijven tussen vijf en vijftig medewerkers valt die vergelijking al in het eerste jaar positief uit — niet omdat de software goedkoper is, maar omdat het overtikken verdwijnt.

Wanneer je níet moet overstappen

Eerlijk is eerlijk, er zijn situaties waarin het geen goed idee is:

• Je draait één systeem dat alles doet wat je nodig hebt en je hebt geen koppelproblemen.
• Je zit midden in een piekperiode. Verhuis nooit in je drukste maand.
• Je hebt sterk maatwerk waarvan niemand nog weet waarom het er is. Zoek dat eerst uit.

Wat wij doen in de demo

Geen standaardrondleiding. We nemen jouw aantallen door — hoeveel systemen, hoeveel gebruikers, welke koppelingen — en rekenen bovenstaande som met je uit. Als het niet uitkomt, zeggen we dat. Dat is goedkoper voor ons allebei dan een klant die na drie maanden terugwil.