E-Rechnung in Duitsland: wat Nederlandse leveranciers moeten weten

Duitsland voert elektronische facturatie tussen ondernemingen gefaseerd in: eerst de verplichting om elektronische facturen te kunnen ontvangen, daarna in stappen de verplichting om ze te versturen, met de grootste bedrijven eerst. Voor Nederlandse leveranciers met Duitse klanten is vooral dat eerste al relevant.

XRechnung en ZUGFeRD — wat is het verschil?

Beide voldoen aan de Europese norm. Welke je moet aanleveren, bepaalt je klant — vraag het gewoon, het is een standaardvraag geworden.

Wat "kunnen ontvangen" in de praktijk betekent

Het is geen kwestie van een mailadres openzetten. Je moet de factuur kunnen inlezen, verwerken en bewaren in het formaat waarin hij binnenkwam. Dat laatste wordt vaak vergeten: je bewaart het gestructureerde bestand, niet een afdruk ervan. Duitse bewaar- en vastleggingseisen zijn op dit punt streng, met bewaartermijnen die langer lopen dan de Nederlandse.

Wat je nu al kunt doen

• Vraag je Duitse klanten welk formaat ze willen. Dat gesprek kost vijf minuten en voorkomt afgekeurde facturen.
• Controleer of je software beide formaten aankan — en of ze het gestructureerde bestand bewaart, niet alleen de PDF.
• Zorg dat je btw-identificatienummers kloppen, inclusief die van jezelf op de factuur.
• Denk aan je accountant. Duitse accountants werken doorgaans in DATEV; een nette export daarheen scheelt discussie.

Timing

De invoering loopt in fasen die aan omzetdrempels hangen, en die data zijn tijdens de behandeling meermaals aangepast. Ga daarom niet af op een jaartal uit een blog — ook niet uit dit blog. Laat de fase die op jouw klant én op jouzelf van toepassing is bevestigen door een Duitse fiscalist of je accountant. Wat wél vaststaat: de richting is onomkeerbaar, en kunnen ontvangen is nergens meer optioneel.